#04 Homeoffice - führen von virtuellen Teams

Anders Arbeiten in besonderen Zeiten

Dem Zeitgeschehen angepasst: Das Thema: Homeoffice. Noch nie hatten so viele Menschen Ihren Arbeitsplatz zu Hause. Wie sorge ich dafür, dass ich dort auch mit einem guten Tagesstart beginnen kann. Worauf muss ich achten, wenn es wirklich „Homeoffice“ heißt. Und wie führe ich als Verantwortlicher virtuell und baue dabei noch Vertrauen auf.


In diesem Blog #04 erfährst Du:


✅ Was der Begriff „Homeoffice“ alles bereithält

✅ Wie Du als Führungsverantwortliche/r das menschlich wichtige Socializing auch virtuell sicherstellst

✅ Wie Du Deine klaren Spielregeln kommunizierst Dazu bekommst Du praxisnahe Impulse

passend dazu ist auch der Blog #05 aus dieser Reihe Leben, Führen, Erfolg; Homeoffice; Worauf achte ich bei virtuellen Meetings.


Wir alle befinden uns in einer besonderen Zeit. Die Angst des Ungewissen. Es vereint uns. Wichtig ist, dass wir als Menschen und auch als Führungskräfte besonnen bleiben, Zuversicht ausstrahlen und das Beste hoffen, um auch anderen Hoffnung zu geben.

Endlich weiß jeder, wie man sich anständig die Hände wäscht und was „Systemrelevante Berufe“ sind mit der Frage, warum die eigentlich so schlecht bezahlt werden in Deutschland?! Und gleichzeitig Demut und der Dankbarkeit zeigen vor wirklichen Helden in dieser Zeit.


Hier eine mögliche Idee wie ein Onlinemeeting und seine Struktur funktionieren kann:

Für regelmäßige Meetings ist ein fixer Tag plus eine immer gleiche Uhrzeit hilfreich, weil sich jeder Mitareiter (MA) den Termin in seinen Outlookkalender als Serie eintragen kann.

Für Dich als FK gilt:

Dieser Termin mit Deinen MA ist unumstößlich (Nur in absoluten Ausnahmefällen wie: der Vorstand oder der Geschäftsinhaber bestellt ein, oder es herrscht eine Notsituation). Deine Mitarbeiter sind Dein höchstes Gut. Räume Ihnen die höchste Priorität ein. IMMER!


Für das Onlinemeeting: Es gibt eine Agenda. Diese hat ein klares Ziel und eine zeitliche Struktur mit zugeordneten Themen. Bestmöglich wäre es, wenn alle Meeting-Mitglieder und Beteiligten diese Agenda vorab hätten.

So können sich alle darauf einstellen.


1. Habe eine detaillierte Agenda. Zeitfenster für wen, oder was?

2. Zielklarheit: Was soll das Ziel des Meetings sein? Information? Entscheidung? Oder Apell / Auftrag für Maßnahme?

3. Achtet auf eine positive Stimmung. Komm selbst in eine positive Haltung und Freude.

4. Pünktlicher Beginn. So schaffst Du Zuverlässigkeit. Und es schafft Vertrauen.

5. Jeden Einzelnen abholen zum „Warmwerden“. Bewährt hat sich der sogenannte „Check- In“, wie in einem Hotel). Einmal sagen: “Check in“: Und dann sagt der MA einen Satz, wie es ihm geht. Du als FK solltest darauf achten, wer vielleicht Unterstützung in seiner Motivation benötigt, sprich emotionalen Beistand.

Jeder hat seine Themen/ Sorgen. Mach Dir eine Notiz und sprich mit dem Kollegen/ dem MA unmittelbar an, dass ihr nach dem Meeting im 1:1 Gespräch noch einmal sprecht.


6. Mach die Spielregeln klar: jedes Mal von Neuem: Rahmen setzten: Thema und Zeitfenster bis wann das Meeting heute bzw. jetzt geht. Ggf. erneut das Ziel klar formulieren. Wer beginnt? Und wieviel Zeit für wen oder was ist vorgesehen? Es sprich nur einer! Das sollte sonst auch so sein, hier im virtuellen Raum ist es aber noch wichtiger. Verhaltensregeln klären. Meldungen; Chat, Einwände- wie gehen wir damit um. Zeitmanager bestimmen; Protokollführung! Und schnellstmögliche Zustellung des Protokolls per Email. Im normalen Format, so dass jeder easy darauf zugreifen kann.

----------------------------------------------------------------------------------------- Wenn es um einen wöchentlichen Austausch geht, bei dem jeder seine Wochenziele kommuniziert, oder Du ein 1:1 von Dir als Führungskraft und Deinem Mitarbeiter hast, kann folgende Struktur hilfreich sein:


Was war Dein Ziel?

Status Quo?

Was hat gut funktioniert?

Was hat nicht funktioniert? Was hat gefehlt? Wie ist der Verbleib damit?

Wenn der Mitarbeiter sich Unterstützung wünscht, dann soll der MA eine Frage formulieren, die er an Dich als Chef hat. Du als Führender kannst auch fragen: „Hast Du eine Frage an mich?“

Was brauchst Du von mir als Dein Vorgesetzter? Was brauchst Du vom Team oder von jemand anderem?

Jeder MA hat den gleichen zeitlichen Rahmen. Vorschlag hier: Summe pro MitarbeiterIn 15 Minuten. Die teilen sich auf in: 5 Minuten Status Quo; plus 10 Minuten Frage an die Anwesenden und Input der anderen Kollegen plus Vereinbarung für den Verbleib.

Dann soll der MA ein Commitment abgeben:

Frage des Moderators:

Was nimmst Du Dir für die nächste Woche vor? Frage nach der Zeit, die derjenige für seine Aufgaben benötigt. Das trainiert sehr im eigenen Zeitmanagement.


Mein erster Chef hat mich auch immer gefragt, nachdem wir eine Aufgabe besprochen hatten: „Was glauben Sie, wie lange Sie dafür brauchen?“

Und ich habe mich grundsätzlich verschätzt. Ich habe stets länger gebraucht, als ich das anfänglich vermutet habe. Das trainiert. Und so finden sich auch die Prioritäten.

Eine mächtige Frage auch im Selbstcoaching: Was schätze ich, wie lange ich für die Aufgabe x benötige? Probiert das einfach mal aus, dass Du Dir in Deine Task- Liste die Minuten dahinter schreibest für Deine Selbsteinschätzung. Und beim Abhaken dann die benötigte Zeit.


Und wenn Du das als Chef fragst, ist dies nur ein Führen zu mehr Eigenmanagement, denn es sollte Dir nicht darum gehen, ob der Kollege dafür 30 Minuten länger gebraucht hat als ein anderer Kollege oder gar Du selbst.

Hier geht es nicht um Micro- Management, sondern, dass Du Deine Mitarbeiter unterstützt in Ihrer Selbstorganisation.

Und dass Du das Führen über Ziele auch einschätzen kannst.

Du kennest Deine Mitarbeiter. Wer ist schnell und wer benötigt vielleicht etwas mehr Zeit, weil er auch gründlicher ist. Immer nur die beste Absicht unterstellen hier an dieser Stelle.


Haltet den Verbleib schriftlich fest. Ziel für diese Woche.

Mein Tipp auch hier: Nehmt auch hierfür die gute alte Emailbox.


Für das gesamte Treffen; auch hier wieder bitte ein pünktliches Ende!- Das schafft Vertrauen.


Die Struktur sollte immer die gleiche sein.

Vorteil: Es hat immer den gleichen Ablauf und Deine Mitarbeiter können sich auch so vorbereiten.

Du wirst berechenbar.

Womit wir das Thema Vertrauensaufbau durch Spielregeln geklärt hätten.



Zu 3) Ergebnis über Ziele:


Du als Führungskraft: Halte Deine Zusagen ein!

Sei Vorbild!

Sei pünktlich!

Sei verlässlich und damit berechenbar.


Mein Lieblingsspruch dazu:

Handle stets so, dass Du anderen ein Vorbild bist!


Tue was Du sagst, und sage was Du tust!


Wir bauen JETZT das Vertrauen auf, auch für die Zeit nach der Pandemie. Das ist ein MUSS!!!

Auch wenn alles aus den Fugen gerät und viele noch in der Orientierungsphase sind.

Als Führungskraft musst Du in jedem Fall Selbstvertrauen bei Deinen MA aufbauen.

Schaffe Vertrauen, auch wenn Du nicht weißt, was der Mitarbeiter aus seinem Tag macht. Seine Aufgaben, Supermarkt, Kinderbetreuung, Netflix, unbezahlten Urlaub...

Wir wissen es nicht.

Solange er seine vereinbarten Wochenziele schafft, ist doch alles gut.




Misstrauen vergiftet jede Beziehung auch die virtuellen.


Wichtig ist hier:

ROUTINEN schaffen und STRUKTUR geben:

Orientiere Dich an den Ergebnissen, die der Mitarbeiter bringt. Wenn die Ergebnisse nicht stimmen, gilt es nach den Hintergründen (nicht den Ausreden) zu fragen.

Wir sind alle Weltmeister im Erklären. Wir finden immer Gründe, warum wir etwas getan oder gelassen haben. Du entwickelst ein Gespür dafür, ob die Worte den Taten entsprechen. Falls diese kongruent sind, gibt es keinen Grund für Misstrauen und wenn nicht, dann hast Du ein ganz anderes Thema.

Starte mit den gewünschten Ergebnissen.

Mach es wirklich schriftlich! Das soll Mitarbeiter Müller bis dahin erreichen.

(verwende keine Verben darin: z.B. Müller soll schreiben oder erreichen…. so bitte nicht)

Besser: Müller´s Ziel ist :….

Weg von den Aufgaben hin zu den Ergebnissen.

Nicht auf Aktivitäten setzten, sondern auf Ergebnisse.

Erwarte keine 100%; Du kannst in der Krise keine Highperformance erwarten. Für viele ist alles anders. Mach Dir bewusst: Wer schulpflichtige Kinder hat, die beschult werden, das alleine kann ein Full-Time- Job sein. Wenn unsere Kinder klein sind, brauchen Sie viel Betreuung, aber auch bei meinen Kindern in der Oberschule habe ich Fragen nur mit viel Eigenaufwand beantworten können. Und Frauen sind in der Pandemie leider laut Statistik noch mehr belastet. Weil immer noch die Hausarbeit und Kinderthemen bei demjenigen sind, der meist weniger verdient als der Hauptverdiener. Waschen, Kochen, Putzen, Bügeln, Einkaufen, Kinderbetreuung und Beschulung und dann noch Homeoffice.

Alles viel. Und ich möchte hier die Belastung von Vätern schulpflichtiger Kinder genauso respektvoll erwähnen. Es geht hier um uns Eltern oder um uns als Kinder die ihre betagten Eltern betreuen. Erfrage als Vorgesetzter immer die Umstände zu Hause.

Deshalb sei Du als Chef gnädig mit Deinen Mitarbeitern, die sich auch sinnstiftend um andere kümmern.


Regelmäßiger Kontakt:

1:1- Calls, mindestens 1x wöchentlich (MA spricht mehr als der Vorgesetzte oder der Teamleiter), bespreche auch Persönliches. Sei da. Sei der Fels in der Brandung. Unterstütze Deine Mitarbeiter.

Sei fehlertolerant, unterstelle stets Positives.

Kontrolliert Ergebnisse keine Zeit.- kein Micro-Management, bitte keine Bürokratie.


Frage nach der persönlichen Situation zu Hause, das ist ein nicht zu unterschätzender Faktor. Wie eben erwähnt- jeder hat seine Themen


Organisiere Dich:

Setze Regeln auch für Dich als Führungskraft.

Bau Dir einen guten Arbeitsplatz, wo Du Dich gutfühlst. Ergonomie bitte berücksichtigen. (gute Sitzposition). Auch höhenverstellbare Tische sind großartig und sogar bezahlbar. Sehr zu empfehlen.

Unterstütze Dich mit Technik. Kauf Dir ein Headset. Organisiere Dir eine gute Kamera, falls nicht vorhanden. Immer wieder habe ich Meetings, wo es heißt, wir haben keine Kamera. Mein Erlebnis/ Höhepunkt: eine Vertragsverhandlung mit Kamera nur in die eine Richtung. Das war gemein. Der Verhandelnde war gnädig mit mir, aber normaler Weise ist so etwas denkbar ungünstig.

Auch staune ich immer wieder auch im TV, aus welcher Perspektive welche Menschen vor Ihrem Rechner dazu geschaltet werden.

Als FK solltest Du bitte mit gutem Beispiel voran gehen. Ausfälle kann es immer mal geben, aber der Normalzustand sollte ein guter Standard sein.


Im Chat:

Gib von Dir als Führungskraft auch Privates preis. Es schafft so viel Vertrauen. Auch seitens der Mitarbeiter ist Privates kurzfristig sogar erwünscht.

z.B. Bei mir ist mein 18-jähriger Sohn ins Büro gekommen und hatte eine Frage. Ich habe ihn direkt mit ins Chat-Bild geholt und ich habe meinen Coachee mit meinem Sohn bekannt gemacht. Das hat keine Minute Zeit gekostet. Aber sehr viel Vertrauen aufgebaut.



Was brauchst Du für Deine Struktur?

Wie ist Deine häusliche Situation?


Hier ein Tipp: Einen Familienstundenplan: Was passiert zu welcher Stunde, kann ich sehr empfehlen. Vergleichbar mit dem Stundenplan in der Schule.

Da gibt es klare Strukturen/Zeiten. Wann Essen, wann Spieleinheit mit den Kindern. Schenke Deinen Kindern mindestens eine Stunde am Tag exklusive Aufmerksamkeit mit Spielen, Vorlesen, Toben etc.

Am Rande erwähnt: Ein Kleinkind braucht am Tag „nur“ 30 min Förderzeit, um sich gesund zu entwickeln. Nimm Dir die Zeit, wenn Du ein Kleinkind hast, die Zeit ist so kostbar und sehr gut investiert.


Im Schlafanzug lässt es sich als Führungskraft nicht produktiv sein. Du als Vorbild solltest performen.

Ich z.B. ziehe mir sogar beim Chat/ Online Meeting immer Schuhe an, die ich auch beim Kunden tragen würde. Das gibt Haltung auch in der virtuellen Sitzung.


Wer hilft Deinen Mitarbeitern sich ihren Arbeitsplatz einzurichten?

Denke daran: Es ist nur so chaotisch, wie Du es zulässt. Es ist Deine Verantwortung.



1 „The future is not going to be made tomorrow; it is being made today.“ Peter Drucker

Wenn Du noch Fragen hast, dann kontaktiere mich gerne unter meiner Emailadresse: post@ javia.de oder besuche mich auf meiner Homepage www. javia.de

Ich freue mich auch sehr, wenn Du mir auf Instagram bei javia.de, zu diesem Blog/ Podcast #04 schreibst, was Deine wichtigste Erkenntnis war und was Du für Dich mitgenommen hast.

Teile diesen Blog sehr gerne mit Deinem Netzwerk.

Im nächsten Blog/ Podcast erzähle ich Dir gerne etwas über Homeoffice und virtuellen Teams. Ich wünsche Dir von ganzen Herzen alles erdenklich Erfolgreiche und Liebe. Bleib gesund und munter.

Sag JA zu Deinem Weg.; JAVIA Carpe Diem.

Deine JAnette


Den Blog zum nachhören gibt es in der Podcast Folge #04 Homeoffice - Führen von virtuellen Teams: https://anchor.fm/janettevialon/episodes/04-Homeoffice---Fhren-von-virtuellen-Teams-epdgvg

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